Plan van aanpak crossfunctional teams

Het inrichten van een crossfunctional team is maatwerk. Om te komen tot succesvol werkende teams ga ik wel volgens bepaalde stappen te werk. Deze stappen vindt u hieronder.

Stap 1: inventarisatie en analyse

Allereerst breng ik de huidige structuur van productieondersteuning in kaart:

- Welke afdelingen/disciplines zijn relevant.

- Hoeveel tijd wordt er vanuit de afdelingen besteed aan productieondersteuning.

- Welke overlegstructuren en communicatievormen worden er gebruikt en hoe effectief zijn deze.

- Is er sprake van een breed gedragen verbeterprogramma gebaseerd op Lean of TPM en wat is de cultuur.

- Welke korte en lange termijn doelstellingen zijn er geformuleerd/bekend.

Stap 2: opstellen blauwdruk

Na de inventarisatie en analyse richt ik me op het opstellen van een schema met de gewenste aard en hoeveelheid productieondersteuning:

- Hoeveel, wanneer en vanuit welke discipline(s) wordt ondersteuning nodig geacht.

- Welke overlegstructuur past bij deze wenselijke ondersteuning.

- Welke mate van ‘hands-on’ uitvoering en welk kennisniveau is nodig.

- Welk onderdeel van productie krijgt het eerste team ondersteuning nieuwe stijl.

Stap 3: samenstelling en taakverdeling

In stap 3 kijk ik naar de concrete invulling en werkzaamheden van het team dat de ondersteuning van het schema zou kunnen uitvoeren:

- Overleg met diverse afdelingsmanagers over ‘hun’ kandidaten.

- Bepalen van de locatie van waaruit het team werkt.

- Verdeling maken van de werkzaamheden binnen het team en binnen de “oude” afdeling, indien nodig.

- Verantwoordelijkheden, bevoegdheden en rapportagelijnen van het team bepalen.

- Infosessies verzorgen om visie en doelen productieondersteuning te bespreken.

- Training van teamleden in werkmethodes, vergadertechnieken en teamrollen

Stap 4: start en begeleiding

In deze laatste stap starten we met het team en de begeleiding:

- Inrichten van fysieke werkplekken op een centrale locatie.

- Starten met teamoverleg in gekozen vorm en frequentie (onder begeleiding).

- Werken volgens gekozen verbetercirkels (DMAIC, 4 of 6 stappen-plannen, etc.).

- Bijhouden van aantallen issues, problemen, oplossingen en resultaten.

- Informeren management en bijsturen waar nodig.

De duur van bovenstaand traject is afhankelijk van de grootte en complexiteit van de organisatie. In de regel zijn drie tot vier weken nodig voor stap 1 en 2 en eenzelfde aantal weken voor stap 3. De feitelijke invoering in stap 4 vraagt begeleiding gedurende 1 à 2 maanden voor een aantal dagen per week.

Geïnteresseerd? Neem voor een vrijblijvend gesprek contact op met Tom Maessen.